Politique de protection des renseignements personnels

recueillis par Vivre et Aimer pour la région du Canada francophone

Finalisée le 22 octobre 2024
Révisée le ____________________

La présente Politique de protection des renseignements personnels établit les pratiques de Vivre et Aimer pour le Canada francophone, en matière de collecte, d’utilisation et de divulgation des renseignements personnels des couples et prêtres participant ou ayant participé aux activités proposées par notre mouvement.

Cette politique est disponible sur le site internet de Vivre et Aimer.  Les couples et prêtres seront informés par courriel de l’existence de cette politique à la suite de l’assemblée générale annuelle de Vivre et Aimer.

1.    Source de collecte des renseignements personnels

Vivre et Aimer recueille des renseignements personnels sur ses participants lors d’une demande d’information ou lors d’une inscription pour participer à une activité. Il peut aussi recueillir des informations lorsqu’une personne communique avec les responsables des activités de l’organisme par la poste, par téléphone ou par courriel pour un échange d’informations.

Vivre et Aimer recueille également des renseignements de partenaires avec lesquels il transige (partenaires gouvernementaux, communautaires et fournisseurs de services).

CanaDon et le couple responsable de la comptabilité de Vivre et Aimer peuvent également recueillir des renseignements personnels.

2.    Nature des renseignements personnels colligés

Vivre et Aimer recueille dans le cadre de ses activités, les renseignements personnels suivants :

• Prénom et nom
• Adresse postale
• Adresse électronique
• Numéros de téléphone au domicile et/ou cellulaire
• Nombre d’enfants et l’âge de ceux-ci
• Statut matrimonial (conjoints de fait, mariage religieux ou civil) et nombre d’années en couple
• Source de référence

La personne responsable de la base de données compilant ces renseignements est Marc Beaudoin dont le courriel est marcgbeaudoin@gmail.com.

Vivre et Aimer recueille aussi, afin d’émettre des reçus de don de charité et de payer ses fournisseurs les renseignements personnels suivants :

• Les montants des dons reçus directement (et non par l’intermédiaire de CanaDon).
• Les informations bancaires permettant les transferts de fonds en vue d’effectuer des paiements.

Le couple responsable de la comptabilité et de compiler ces renseignements est Serge Deraspe et Danielle Bolduc dont le courriel est serge.deraspe@gmail.com.

Vivre et Aimer ne recueille JAMAIS, dans le cadre de ses activités, les renseignements personnels sensibles suivants : date de naissance, numéro d’assurance sociale, numéro de carte d’assurance-maladie, numéro de permis de conduire.

Vivre et Aimer organise deux types d’activités :

• des activités pour lesquelles aucune photo ou vidéo n'est prise à l'improviste ou sans l'assentiment des personnes posées, peu importe les circonstances (comme des week-ends ou des ressourcements).  Dans ce cas, lorsque des responsables de Vivre et Aimer désirent prendre une photo ou vidéo de groupe, ils informent VERBALEMENT tous les participants de leur intention de prendre une photo ou une captation vidéo (qui pourront être utilisés pour illustrer de la documentation informative et des publications sur les réseaux sociaux ou être utilisées lors d’activités organisées par le mouvement.) et les personnes ont toujours le choix de ne pas figurer sur ces photos ou vidéos, si tel est leur désir.
• des activités rassemblant un très grand nombre de personnes au cours desquelles des photos seront prises à l’improviste tout au cours de l’activité (comme la célébration du 50e anniversaire de fondation du mouvement).  Dans ce cas, il faut expliquer PAR ÉCRIT à chaque personne présente que des photos et vidéos seront prises à l’improviste et que, si elles ne désirent pas y figurer, elles devront porter en tout temps le foulard visible de couleur distinctive que nous leur prêterons jusqu’à la fin de l’activité.  Nous n’aurons alors qu’à nous assurer qu’aucune photo ou vidéo ne présente des personnes portant ce foulard visible de couleur distinctive.  Ainsi, pour ces activités, nous ne diffuserons jamais de photos ou vidéos sur lesquelles sera visible ce foulard visible de couleur distinctive.

3.    Renseignements exclus lors d’un paiement en ligne

Sauf pour ce qui est mentionné précédemment, aucun renseignement lié à un compte bancaire n’est recueilli par Vivre et Aimer. Les paiements en ligne (ex. paiement de la fin de semaine, ressourcements, dons) sont traités et administrés par les solutions bancaires d’un tiers fournisseur, directement sur leur site internet sécurisé (CanaDon, Paypal, Interac).

Ce tiers fournisseur avise alors le couple responsable de la comptabilité de Vivre et Aimer qu’un dépôt a été reçu en indiquant le nom du déposant et le montant déposé.

4.    Utilisation des renseignements personnels par Vivre et Aimer

Vivre et Aimer utilise les renseignements personnels recueillis uniquement pour communiquer avec ses participants afin de les informer de ses activités, de traiter leur demande d’informations, leur inscription à une activité, de gérer la facturation et de traiter les paiements.

Seuls les bénévoles ayant une fonction précise dans l’organisation des activités du mouvement ont accès aux renseignements personnels. Il s’agit :

• des animateurs d’un week-end et/ou d’un processus-pont et/ou d’un ressourcement
• des couples responsables de trouver des couples-soutien
• des membres de la Table de coordination du Canada francophone (équipe ecclésiale, couples coordonnateurs des régions de Montréal, Trois-Rivières, Sherbrooke, Québec, les couples responsables des Pilier Communauté, Pilier Structure, Pilier week-end et Pilier Animation et du couple-secrétaire).  

Ceux-ci s’engagent à ne pas conserver les renseignements personnels ailleurs que sur le « cloud/nuage » qui leur est assigné pour la durée de leur mandat.

Aucun renseignement personnel n’est transmis à d’autres personnes ou organisations.

Lors d’envoi massif de courriels, la fonction cci est utilisée pour éviter que tous les destinataires reçoivent la liste confidentielle d’adresses.

5.    Conservation

Vivre et Aimer conserve les renseignements personnels des participants pour une période indéterminée jusqu’à ce que le participant demande que ses renseignements personnels soient détruits.

6.    Modification

Le conseil d’administration de Vivre et Aimer se réserve le droit de modifier sa Politique de protection des renseignements personnels à sa discrétion. La version disponible sur le site Internet de Vivre et Aimer correspond à la dernière version de sa politique de protection des renseignements personnels. En cas de modification, toutes les personnes inscrites dans la base de données de Vivre et Aimer seront informées par courriel du changement apporté.

7.    Traitement des plaintes et demande d’accès aux renseignements personnels

Tout participant de Vivre et Aimer ou tout partenaire de ses activités dont les données sont collectées a le droit de demander une copie des renseignements personnels le concernant. Toute personne qui croit subir une violation de ses renseignements personnels peut demander qu'une action soit prise afin de corriger la situation. Elle adressera sa demande, soit à la  personne responsable de la sécurité de l'information désignée par le conseil d'administration de Vivre et Aimer pour le Canada francophone, soit par courriel à  Marc Beaudoin (marcgbeaudoin@gmail.com) ou par courriel ou téléphone à Serge Deraspe (serge.deraspe@gmail.com, 418-336-2324)